System Onboarding

SaaS-Vertrag (Softwareüberlassungsvertrag)

Zwischen BESA Kfz-Gutachter e.K., Im Speitel 37, 76229 Karlsruhe (nachfolgend „Anbieter")
und dem in diesem Onboarding angegebenen Kunden (nachfolgend „Kunde")

§ 1 Vertragsgegenstand

Gegenstand dieses Vertrages ist die Bereitstellung der webbasierten Software-as-a-Service-Lösung „kfz-unfallapp.de" (nachfolgend „Software") zur digitalen Schadenaufnahme, zur gemeinsamen Bearbeitung von Unfallakten mit den Dienstleistern des Kunden und zur Mandatsgewinnung im White-Label-Design des Kunden zur Nutzung über das Internet.

§ 2 Leistungen des Anbieters

1. Der Anbieter richtet die Software für den Kunden unter einer eigenen Subdomain (z.B. kanzlei.kfz-unfallapp.de) ein. Die Subdomain wird dem Kunden für den Zeitraum der Nutzung überlassen, Eigentümer bleibt der Anbieter.
2. Das System wird mit dem Logo, den Kontaktangaben und den Hausfarben des Kunden versehen (White-Label).
3. Der Anbieter stellt den Speicherplatz für die erfassten Unfalldaten, Fotos und digital signierten Vollmachten auf Servern in Deutschland zur Verfügung und sorgt für die Weiterleitung der Daten an den Kunden.
4. Zum Leistungsumfang gehört das Werkzeug zur digitalen Schadenaufnahme („SNAP") für Smartphone und Tablet einschließlich Fahrzeugschein-Erfassung, Bilddokumentation und Unfallskizze.
5. Der Kunde ist berechtigt, SNAP den Sachverständigen und weiteren Dienstleistern seines eigenen Netzwerks unentgeltlich zur Nutzung bereitzustellen, soweit diese damit Fälle für den Kunden aufnehmen. Dieses Recht ist einfach, nicht übertragbar und berechtigt weder zur entgeltlichen Weitergabe noch zur Unterlizenzierung an Dritte. Es endet mit Beendigung dieses Vertrages.
6. Zum Leistungsumfang gehört ein Eintrag im Verzeichnis local-pro.network in der zum gewählten Paket gehörenden Stufe. Die Freischaltung erfolgt nach Prüfung durch den Anbieter.
7. Bestandteil jeder Akte ist eine KI-gestützte Ersteinschätzung für den Geschädigten. Sie dient der Orientierung und stellt weder ein Gutachten noch eine Rechtsberatung dar.
8. Im Paket „Plattform-Lizenz Pro" steht zusätzlich ein handelnder KI-Assistent zur Verfügung (Anlage von Akten, Buchung von Besichtigungsterminen, Vorschlag von Netzwerkpartnern, Anforderung der Mandatsunterschrift, Auskunft zum Fallstatus), auch über angebundene Assistenzsysteme Dritter.
9. Die KI-Funktionen setzen einen vom Kunden selbst bereitgestellten Zugang zu einem KI-Dienst voraus. Der Kunde hinterlegt seinen Zugangsschlüssel im Dashboard und rechnet die Nutzung unmittelbar mit dem Anbieter dieses Dienstes ab. Der Anbieter schuldet weder dessen Verfügbarkeit noch die inhaltliche Richtigkeit seiner Ausgaben.
10. Im Paket „Plattform-Lizenz Pro" ist ein Gebietsschutz enthalten. Im Umkreis von 25 Kilometern Luftlinie um den im Antrag genannten Geschäftssitz des Kunden vergibt der Anbieter keine weitere Lizenz an Kunden derselben Berufsgruppe. Die Vergabe erfolgt nach Eingang des Antrags. Bei Verlegung des Geschäftssitzes bezieht sich der Radius auf den neuen Sitz, soweit keine bestehenden Gebietsrechte entgegenstehen.
11. Dokumente und Nachrichten innerhalb einer Akte kann der Kunde als vertraulich kennzeichnen. Sie sind dann ausschließlich für den Kunden und seinen Auftraggeber sichtbar und werden weiteren an der Akte beteiligten Dienstleistern nicht angezeigt.
12. Der Kunde kann jede Akte jederzeit als ZIP-Datei mit sämtlichen Falldaten, Dokumenten und Fotos herunterladen und eigenständig archivieren. Dieses Recht besteht während der gesamten Vertragslaufzeit.

§ 3 Vergütung und Zahlungsbedingungen

1. Der Kunde wählt das im Antrag angegebene Leistungspaket. Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.
2. Die Vergütung beträgt für die Plattform-Lizenz 199,00 EUR netto monatlich und für die Plattform-Lizenz Pro 299,00 EUR netto monatlich. Im Paket Pro entfallen davon 100,00 EUR netto monatlich auf den Gebietsschutz.
3. Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus. Eine jährliche Zahlungsweise wird nicht angeboten.
4. Nachlässe aus Kooperationen, etwa für Mitglieder der DESAG, gelten nicht für den auf den Gebietsschutz entfallenden Anteil.
5. Die Kosten für die Nutzung des vom Kunden bereitgestellten KI-Zugangs sind nicht Bestandteil dieser Vergütung.
6. Für die Bereitstellung von SNAP an Netzwerkpartner des Kunden nach § 2 fällt keine zusätzliche Vergütung an.

§ 4 Geheimhaltung und Datenschutz

1. Der Anbieter und sämtliche seiner Mitarbeiter verpflichten sich zur strengsten Verschwiegenheit über alle im Rahmen der Softwarenutzung erfassten Daten, insbesondere zu Kunden-, Mandanten- und Falldetails.
2. Dem Anbieter ist bekannt, dass der Kunde je nach Berufsgruppe besonderen gesetzlichen oder berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflichten (wie z.B. der Schweigepflicht nach § 203 StGB) unterliegen kann. Der Anbieter sichert zu, alle Daten streng vertraulich zu behandeln und die Wahrung dieser besonderen Geheimhaltungspflichten durch entsprechende technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM) vollumfänglich zu unterstützen.
3. Die Parteien schließen parallel zu diesem Vertrag zwingend einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab.

§ 5 Laufzeit und Kündigung

1. Der Vertrag beginnt mit der Freischaltung des Zugangs und hat eine feste Laufzeit von 12 Monaten.
2. Er verlängert sich um jeweils weitere 12 Monate, sofern er nicht mit einer Frist von 4 Wochen zum Ende der jeweiligen Laufzeit gekündigt wird.
3. Die Kündigung bedarf der Textform.
4. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

§ 6 Formvorschriften und Einbeziehung der AGB

1. Änderungen oder Ergänzungen dieses Hauptvertrages bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses.
2. Es gelten ergänzend die untenstehenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Anbieters.

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Allgemeine Geschäftsbedingungen (SaaS B2B)

1. Geltungsbereich

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Bereitstellung von Software-as-a-Service (SaaS) zwischen der BESA Kfz-Gutachter e.K. (nachfolgend „Anbieter") und dem Kunden (B2B).
1.2 Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende AGB des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, ihrer Geltung wird ausdrücklich schriftlich zugestimmt.

2. Art und Umfang der Leistungen, Weiterentwicklung

2.1 Der Anbieter stellt dem Kunden die Software in ihrer jeweils aktuellen Version am Router-Ausgang des Rechenzentrums zur Nutzung bereit.
2.2 Der Anbieter gewährleistet eine Verfügbarkeit der Software von 99% im Jahresdurchschnitt. Hiervon ausgenommen sind geplante Wartungsfenster sowie Störungen, die der Anbieter nicht zu vertreten hat. Unterschreitet der Anbieter die zugesicherte Verfügbarkeit, hat der Kunde Anspruch auf eine anteilige Minderung der Vergütung für den betroffenen Zeitraum.
2.3 Weiterentwicklung: Die Software wird als SaaS-Lösung kontinuierlich weiterentwickelt. Der Anbieter behält sich vor, Funktionen zu ändern, zu erweitern oder unwesentliche Features einzustellen, sofern dies dem technischen Fortschritt dient und die Erreichung des Vertragszwecks für den Kunden dadurch nicht unzumutbar beeinträchtigt wird.
2.4 Der Anbieter leistet keine Rechts-, Steuer- oder Sachverständigenberatung. Die Software ist ein rein technisches Hilfsmittel.

3. Pflichten und Obliegenheiten des Kunden

3.1 Der Kunde ist verpflichtet, die Software ausschließlich für vertragsgemäße Zwecke zu nutzen.
3.2 Der Kunde trägt die alleinige Verantwortung für die inhaltliche Prüfung, rechtliche Verwertbarkeit und Bearbeitung der über die Software eingereichten Schadensfälle und Vollmachten.
3.3 Der Kunde ist gemäß DSGVO „Verantwortlicher" und stellt sicher, dass alle erforderlichen datenschutzrechtlichen Informationen (Impressum, Datenschutzerklärung) auf seiner Subdomain rechtskonform verlinkt sind.

4. Preise und Preisanpassungen

4.1 Die Preise gelten für die Vertragslaufzeit als festvereinbart und können nicht einseitig angepasst werden.

5. Haftung

5.1 Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, für die Verletzung von Leben, Leib oder Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.
5.2 Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer vertragswesentlichen Pflicht (Kardinalpflicht), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht, ist die Haftung des Anbieters auf den vertragstypischen, vernünftigerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt.
5.3 Der Anbieter haftet nicht für den Verlust von Daten, sofern der Schaden darauf beruht, dass der Kunde es unterlassen hat, Datensicherungen (z. B. regelmäßiger Download der PDF-Akten) durchzuführen.
5.4 Eine Haftung für entgangenen Gewinn, den Verlust von Mandaten oder den Ausfall von Ansprüchen bei gegnerischen Versicherungen ist ausgeschlossen.

6. Mängelgewährleistung

6.1 Es gelten die Bestimmungen zur Mängelgewährleistung bei Mietverträgen (§§ 536 ff. BGB). Die verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters für anfängliche Mängel (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB) wird ausgeschlossen.

7. Schlussbestimmungen

7.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist Karlsruhe, sofern der Kunde Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

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Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO

Zwischen dem Kunden (nachfolgend „Verantwortlicher")
und BESA Kfz-Gutachter e.K. (nachfolgend „Auftragsverarbeiter")

§ 1 Gegenstand und Dauer des Auftrags

1. Gegenstand ist die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Bereitstellung der SaaS-Software „kfz-unfallapp.de" durch den Auftragsverarbeiter für den Verantwortlichen.
2. Die Laufzeit dieses AVV richtet sich nach der Laufzeit des Hauptvertrages.

§ 2 Art und Zweck der Verarbeitung

1. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Speicherung, Weiterleitung und Strukturierung von Unfalldaten und Dokumenten zur Fallbearbeitung. Eine Verarbeitung für eigene Zwecke des Auftragsverarbeiters findet nicht statt.

§ 3 Art der Daten und Kreis der Betroffenen

1. Art der Daten: Stammdaten, Kommunikationsdaten, Vertrags- und Unfalldaten, Bilddaten, Standortdaten, Digitale Signaturen.
2. Betroffene: Kunden/Mandanten des Verantwortlichen, Unfallgegner, Zeugen.

§ 4 Pflichten des Auftragsverarbeiters

1. Weisungsrecht: Der Auftragsverarbeiter verarbeitet Daten nur nach dokumentierten Weisungen des Verantwortlichen. Weisungen sind in der Regel in Textform (z. B. E-Mail) zu erteilen. Mündliche Weisungen wird der Verantwortliche unverzüglich in Textform bestätigen.
2. Der Auftragsverarbeiter bestätigt, dass ihm etwaige besondere berufliche Verschwiegenheitspflichten des Verantwortlichen (z. B. § 203 StGB) bekannt sind und diese vollumfänglich respektiert werden. Die zur Verarbeitung befugten Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
3. Betroffenenrechte: Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei, dessen Pflichten zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung der Rechte der betroffenen Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung gemäß Kapitel III DSGVO) nachzukommen.
4. Meldepflicht bei Datenpannen: Der Auftragsverarbeiter meldet dem Verantwortlichen Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, spätestens jedoch binnen 24 Stunden nach Bekanntwerden.

§ 5 Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM)

1. Es werden angemessene TOM gemäß Art. 32 DSGVO ergriffen (Verschlüsselte Übertragung, Mandantentrennung, Backups, Serverstandort in der Bundesrepublik Deutschland).

§ 6 Unterauftragsverhältnisse (Subunternehmer)

1. Zugestimmter Unterauftragsverarbeiter: IONOS SE, Serverstandort: Deutschland.
2. Der Wechsel von Subunternehmern ist rechtzeitig in Textform anzuzeigen. Der Verantwortliche kann aus wichtigem datenschutzrechtlichen Grund widersprechen.
3. Die KI-Funktionen werden über einen vom Verantwortlichen selbst bereitgestellten Zugang zu einem KI-Dienst erbracht. Die Auswahl dieses Dienstes und der Abschluss der erforderlichen datenschutzrechtlichen Vereinbarungen mit dessen Anbieter obliegen dem Verantwortlichen. Der Auftragsverarbeiter empfiehlt ausdrücklich einen kostenpflichtigen Tarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag.

§ 7 Kontrollrechte des Verantwortlichen

1. Der Verantwortliche hat das Recht, sich regelmäßig von der Einhaltung der TOM zu überzeugen. Der Auftragsverarbeiter stellt alle erforderlichen Informationen zur Verfügung.

§ 8 Löschung und Rückgabe von Daten

1. Nach Abschluss der Erbringung der Verarbeitungsleistungen hat der Auftragsverarbeiter sämtliche personenbezogene Daten nach Wahl des Verantwortlichen zu löschen oder zurückzugeben.
2. Vorhaltefrist im laufenden Betrieb: Generierte Akten und Dokumente werden auf den Servern des Auftragsverarbeiters für eine Standardfrist von 30 Tagen ab Erstellung vorgehalten, um dem Verantwortlichen den Download zu ermöglichen. Nach Ablauf dieser Frist oder auf ausdrückliche Anweisung (z.B. Lösch-Button in der Software) werden die Daten automatisiert und unwiderruflich gelöscht.