System Onboarding

SaaS-Vertrag (Softwareüberlassungsvertrag)

Zwischen BESA Kfz-Gutachter e.K., Im Speitel 37, 76229 Karlsruhe (nachfolgend „Anbieter“)
und dem in diesem Onboarding angegebenen Kunden (nachfolgend „Kunde“)

§ 1 Vertragsgegenstand

Gegenstand dieses Vertrages ist die Bereitstellung der webbasierten Software-as-a-Service-Lösung „kfz-unfallapp.de“ (nachfolgend „Software“) zur digitalen Schadenaufnahme und Mandatsgewinnung im White-Label-Design des Kunden zur Nutzung über das Internet.

§ 2 Leistungen des Anbieters

1. Der Anbieter richtet die Software für den Kunden unter einer eigenen Subdomain (z.B. kanzlei.kfz-unfallapp.de) ein. Die Subdomain wird dem Kunden für den Zeitraum der Nutzung überlassen, Eigentümer bleibt der Anbieter.
2. Das System wird mit dem Logo, den Kontaktangaben und den Hausfarben des Kunden versehen (White-Label).
3. Der Anbieter stellt den Speicherplatz für die erfassten Unfalldaten, Fotos und digital signierten Vollmachten auf Servern in Deutschland zur Verfügung und sorgt für die Weiterleitung der Daten an den Kunden.

§ 3 Vergütung und Zahlungsbedingungen

Der Kunde wählt das im Formular angekreuzte Leistungspaket. Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Abrechnung erfolgt im Voraus für den jeweiligen Abrechnungszeitraum.

§ 4 Geheimhaltung und Datenschutz

1. Der Anbieter und sämtliche seiner Mitarbeiter verpflichten sich zur strengsten Verschwiegenheit über alle im Rahmen der Softwarenutzung erfassten Daten, insbesondere zu Kunden-, Mandanten- und Falldetails.
2. Dem Anbieter ist bekannt, dass der Kunde je nach Berufsgruppe besonderen gesetzlichen oder berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflichten (wie z.B. der Schweigepflicht nach § 203 StGB) unterliegen kann. Der Anbieter sichert zu, alle Daten streng vertraulich zu behandeln und die Wahrung dieser besonderen Geheimhaltungspflichten durch entsprechende technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM) vollumfänglich zu unterstützen.
3. Die Parteien schließen parallel zu diesem Vertrag zwingend einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab.

§ 5 Laufzeit und Kündigung

1. Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 12 Monate.
2. Die Kündigungsfristen richten sich nach dem gewählten Abrechnungszeitraum:
   - Bei monatlicher Abrechnung: Der Vertrag kann von beiden Seiten mit einer Frist von 1 Monat zum Ende des jeweiligen Vertragsmonats gekündigt werden.
   - Bei jährlicher Abrechnung: Der Vertrag kann von beiden Seiten mit einer Frist von 3 Monaten zum Ende des jeweiligen Vertragsjahres gekündigt werden.
3. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

§ 6 Formvorschriften und Einbeziehung der AGB

1. Änderungen oder Ergänzungen dieses Hauptvertrages bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses.
2. Es gelten ergänzend die untenstehenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Anbieters.

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Allgemeine Geschäftsbedingungen (SaaS B2B)

1. Geltungsbereich

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Bereitstellung von Software-as-a-Service (SaaS) zwischen der BESA Kfz-Gutachter e.K. (nachfolgend „Anbieter“) und dem Kunden (B2B).
1.2 Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende AGB des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, ihrer Geltung wird ausdrücklich schriftlich zugestimmt.

2. Art und Umfang der Leistungen, Weiterentwicklung

2.1 Der Anbieter stellt dem Kunden die Software in ihrer jeweils aktuellen Version am Router-Ausgang des Rechenzentrums zur Nutzung bereit.
2.2 Der Anbieter gewährleistet eine Verfügbarkeit der Software von 99% im Jahresdurchschnitt. Hiervon ausgenommen sind geplante Wartungsfenster sowie Störungen, die der Anbieter nicht zu vertreten hat. Unterschreitet der Anbieter die zugesicherte Verfügbarkeit, hat der Kunde Anspruch auf eine anteilige Minderung der Vergütung für den betroffenen Zeitraum.
2.3 Weiterentwicklung: Die Software wird als SaaS-Lösung kontinuierlich weiterentwickelt. Der Anbieter behält sich vor, Funktionen zu ändern, zu erweitern oder unwesentliche Features einzustellen, sofern dies dem technischen Fortschritt dient und die Erreichung des Vertragszwecks für den Kunden dadurch nicht unzumutbar beeinträchtigt wird.
2.4 Der Anbieter leistet keine Rechts-, Steuer- oder Sachverständigenberatung. Die Software ist ein rein technisches Hilfsmittel.

3. Pflichten und Obliegenheiten des Kunden

3.1 Der Kunde ist verpflichtet, die Software ausschließlich für vertragsgemäße Zwecke zu nutzen.
3.2 Der Kunde trägt die alleinige Verantwortung für die inhaltliche Prüfung, rechtliche Verwertbarkeit und Bearbeitung der über die Software eingereichten Schadensfälle und Vollmachten.
3.3 Der Kunde ist gemäß DSGVO „Verantwortlicher“ und stellt sicher, dass alle erforderlichen datenschutzrechtlichen Informationen (Impressum, Datenschutzerklärung) auf seiner Subdomain rechtskonform verlinkt sind.

4. Preise und Preisanpassungen

4.1 Die Preise gelten für die Vertragslaufzeit als festvereinbart und können nicht einseitig angepasst werden.

5. Haftung

5.1 Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, für die Verletzung von Leben, Leib oder Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.
5.2 Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer vertragswesentlichen Pflicht (Kardinalpflicht), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht, ist die Haftung des Anbieters auf den vertragstypischen, vernünftigerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt.
5.3 Der Anbieter haftet nicht für den Verlust von Daten, sofern der Schaden darauf beruht, dass der Kunde es unterlassen hat, Datensicherungen (z. B. regelmäßiger Download der PDF-Akten) durchzuführen.
5.4 Eine Haftung für entgangenen Gewinn, den Verlust von Mandaten oder den Ausfall von Ansprüchen bei gegnerischen Versicherungen ist ausgeschlossen.

6. Mängelgewährleistung

6.1 Es gelten die Bestimmungen zur Mängelgewährleistung bei Mietverträgen (§§ 536 ff. BGB). Die verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters für anfängliche Mängel (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB) wird ausgeschlossen.

7. Schlussbestimmungen

7.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist Karlsruhe, sofern der Kunde Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

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Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO

Zwischen dem Kunden (nachfolgend „Verantwortlicher“)
und BESA Kfz-Gutachter e.K. (nachfolgend „Auftragsverarbeiter“)

§ 1 Gegenstand und Dauer des Auftrags

1. Gegenstand ist die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Bereitstellung der SaaS-Software „kfz-unfallapp.de“ durch den Auftragsverarbeiter für den Verantwortlichen.
2. Die Laufzeit dieses AVV richtet sich nach der Laufzeit des Hauptvertrages.

§ 2 Art und Zweck der Verarbeitung

1. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Speicherung, Weiterleitung und Strukturierung von Unfalldaten und Dokumenten zur Fallbearbeitung. Eine Verarbeitung für eigene Zwecke des Auftragsverarbeiters findet nicht statt.

§ 3 Art der Daten und Kreis der Betroffenen

1. Art der Daten: Stammdaten, Kommunikationsdaten, Vertrags- und Unfalldaten, Bilddaten, Standortdaten, Digitale Signaturen.
2. Betroffene: Kunden/Mandanten des Verantwortlichen, Unfallgegner, Zeugen.

§ 4 Pflichten des Auftragsverarbeiters

1. Weisungsrecht: Der Auftragsverarbeiter verarbeitet Daten nur nach dokumentierten Weisungen des Verantwortlichen. Weisungen sind in der Regel in Textform (z. B. E-Mail) zu erteilen. Mündliche Weisungen wird der Verantwortliche unverzüglich in Textform bestätigen.
2. Der Auftragsverarbeiter bestätigt, dass ihm etwaige besondere berufliche Verschwiegenheitspflichten des Verantwortlichen (z. B. § 203 StGB) bekannt sind und diese vollumfänglich respektiert werden. Die zur Verarbeitung befugten Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
3. Betroffenenrechte: Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei, dessen Pflichten zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung der Rechte der betroffenen Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung gemäß Kapitel III DSGVO) nachzukommen.
4. Meldepflicht bei Datenpannen: Der Auftragsverarbeiter meldet dem Verantwortlichen Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, spätestens jedoch binnen 24 Stunden nach Bekanntwerden.

§ 5 Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM)

1. Es werden angemessene TOM gemäß Art. 32 DSGVO ergriffen (Verschlüsselte Übertragung, Mandantentrennung, Backups, Serverstandort in der Bundesrepublik Deutschland).

§ 6 Unterauftragsverhältnisse (Subunternehmer)

1. Zugestimmter Unterauftragsverarbeiter: IONOS SE, Serverstandort: Deutschland.
2. Der Wechsel von Subunternehmern ist rechtzeitig in Textform anzuzeigen. Der Verantwortliche kann aus wichtigem datenschutzrechtlichen Grund widersprechen.

§ 7 Kontrollrechte des Verantwortlichen

1. Der Verantwortliche hat das Recht, sich regelmäßig von der Einhaltung der TOM zu überzeugen. Der Auftragsverarbeiter stellt alle erforderlichen Informationen zur Verfügung.

§ 8 Löschung und Rückgabe von Daten

1. Nach Abschluss der Erbringung der Verarbeitungsleistungen hat der Auftragsverarbeiter sämtliche personenbezogene Daten nach Wahl des Verantwortlichen zu löschen oder zurückzugeben.
2. Vorhaltefrist im laufenden Betrieb: Generierte Akten und Dokumente werden auf den Servern des Auftragsverarbeiters für eine Standardfrist von 30 Tagen ab Erstellung vorgehalten, um dem Verantwortlichen den Download zu ermöglichen. Nach Ablauf dieser Frist oder auf ausdrückliche Anweisung (z.B. Lösch-Button in der Software) werden die Daten automatisiert und unwiderruflich gelöscht.