Wer seine Arbeit in ein System gibt, stellt sich zu Recht die Frage, was mit den Daten passiert, wenn er es einmal nicht mehr nutzt. Diese Frage gehört an den Anfang einer Entscheidung und nicht ans Ende einer Zusammenarbeit.
DER ZIP-EXPORT
Jede Akte lässt sich jederzeit vollständig als ZIP-Datei herunterladen, mit den erfassten Daten, den Dokumenten und den Bildern. Das gilt für jeden einzelnen Fall, während der Bearbeitung und nach dem Abschluss, und es lässt sich direkt aus der Fallliste heraus auslösen.
Der praktische Nutzen liegt zunächst gar nicht bei der Kündigung, sondern im Alltag: Wer einen Fall archivieren, an einen Dritten übergeben oder in die eigene Ablage übernehmen will, hat ihn in einem Zug beisammen.
WAS DAS FÜR DIE VERTRAGSFRAGE BEDEUTET
Daraus folgt die einfache Antwort auf die Frage, was bei einer Kündigung passiert: Es geht nichts verloren, weil der Bestand nicht erst zum Ende herausgegeben werden muss, sondern jederzeit beim Nutzer liegen kann. Wer regelmäßig exportiert, ist unabhängig von jeder Frist und von jeder Diskussion über Datenherausgabe.
Das ist der Grund, warum in diesem Buch an keiner Stelle steht, dass der Anbieter die Daten zum Vertragsende bereitstellt. Der Nutzer braucht keine Bereitstellung, er hat den Zugriff.
AUFBEWAHRUNG
Wie lange ein Sachverständigenbüro Unterlagen aufbewahrt, richtet sich nach den handels- und steuerrechtlichen Fristen sowie nach der Frage, wie lange mit Ansprüchen zu rechnen ist. Das ist Sache des Büros und keine Frage der Software. Die Software muss nur sicherstellen, dass der Bestand entnehmbar ist, und das ist er.
WAS DAS FÜR DEN GESCHÄDIGTEN BEDEUTET
Seine Akte ist kein Vorgang, der irgendwo verschwindet. Auch er kann seine Unterlagen und seinen Unfallbericht herunterladen und behalten.
WAS DAS FÜR DICH ALS SACHVERSTÄNDIGEN BEDEUTET
Du gibst deinen Datenbestand nicht aus der Hand, und das ist der Punkt, an dem eine sachliche Prüfung dieses Systems ansetzen sollte. Wer sich bindet, sollte wissen, wie er wieder herauskommt. Hier ist die Antwort: mit allem, jederzeit, ohne Antrag.