Eine gemeinsame Akte hat einen Preis, und er heißt Zugriffskontrolle. Sobald mehrere Betriebe an einem Fall arbeiten, muss festgelegt sein, wer welchen Ausschnitt sieht. Das ist keine Komfortfrage, sondern eine datenschutzrechtliche Pflicht: Verarbeitet werden dürfen nur die Daten, die für die jeweilige Aufgabe erforderlich sind.
DIE ROLLEN
Der Geschädigte sieht seine Akte vollständig, mit Ausnahme dessen, was Beteiligte als vertraulich gekennzeichnet haben und was ihre interne Bearbeitung betrifft.
Der Sachverständige sieht die Fälle seines Büros mit allem, was für die Begutachtung erforderlich ist.
Die Kanzlei sieht ihre Mandate, einschließlich der Angaben, die für die Regulierung gebraucht werden.
Ein Partnerbetrieb sieht die Fälle, an denen er beteiligt ist, und dort den Ausschnitt, den er für seine Leistung braucht. Ein Abschleppdienst braucht den Standort und das Fahrzeug, nicht den Schriftverkehr mit der Versicherung.
DER SONDERFALL BANKVERBINDUNG
Die Bankverbindung des Geschädigten ist das sensibelste Datum in der Akte und wird deshalb gesondert behandelt. Sie ist verschlüsselt abgelegt, wird in der Ansicht nur maskiert dargestellt und ist ausschließlich der Kanzlei zugänglich, die die Regulierung führt. Für den Sachverständigen und für Partnerbetriebe ist sie nicht sichtbar.
Der Grund liegt im Ablauf: Die Auszahlung läuft über die Kanzlei, also braucht auch nur sie das Datum. Ein Sachverständiger, der die Bankverbindung seiner Kunden gespeichert hat, verwahrt ein Risiko ohne Zweck.
WAS DARAUS FOLGT
Die praktische Regel lautet: Je Rolle nur das, was gebraucht wird. Sie ist zugleich der Grund, warum sich das System gegenüber einem gemeinsamen Ordner oder einer Chatgruppe nicht nur durch Bequemlichkeit unterscheidet, sondern durch die Zulässigkeit der Verarbeitung. Ein geteilter Cloud-Ordner, in dem alle Beteiligten alles sehen, ist genau der Zustand, den die Rollentrennung verhindert.
WAS DAS FÜR DEN GESCHÄDIGTEN BEDEUTET
Seine Daten gehen nicht als Anhang durch fünf Postfächer, und die sensibelsten davon sieht nur die Stelle, die sie braucht. Er kann nachvollziehen, wer an seinem Fall arbeitet.
WAS DAS FÜR DICH ALS SACHVERSTÄNDIGEN BEDEUTET
Du kannst mit Partnern zusammenarbeiten, ohne ihnen den ganzen Fall zu öffnen, und du hältst weniger sensible Daten vor als bei der üblichen Abwicklung per Mail. Im Gespräch mit einer Kanzlei ist dieser Punkt oft entscheidender als jede Funktion, weil dort jemand sitzt, der die Frage beruflich stellen muss.
