Ein Sachverständigenbüro verliert selten Geld an einem schlecht erstellten Gutachten. Es verliert Geld an Fällen, die liegen bleiben. Die Rechnung ist raus, aber unbezahlt. Die Versicherung hat gekürzt, aber niemand hat nachgefasst. Der Kunde sollte etwas nachreichen und hat es nicht getan. Jeder dieser Fälle ist Arbeit, die bereits geleistet wurde und nicht zu Ende geführt wird.
Der Grund ist fast nie Nachlässigkeit. Der Grund ist, dass der Überblick an mehreren Stellen liegt: im Kalender, im Posteingang, auf einem Zettel und im Kopf.
DER FALLMANAGER
Die Fallverwaltung führt alle Fälle in einer Liste. Sie ist durchsuchbar und sortierbar, und der Stand jedes Falls ist in der Zeile ablesbar, ohne ihn zu öffnen. Sichtbar sind dort auch offene Punkte, die aus der Bearbeitung entstanden sind, etwa ein Beratungswunsch aus Kapitel 16, der noch nicht abgearbeitet wurde.
Aus der Liste heraus lässt sich ein Fall öffnen oder als vollständiges Archiv herunterladen, ohne den Umweg über die Detailansicht.
DIE WIEDERVORLAGE
Die Wiedervorlage ist die zweite Hälfte davon. Zu jedem Fall lässt sich festhalten, wann er wieder auf den Tisch soll und warum. Damit verschwindet die Kategorie Fälle, an die sich niemand erinnert, weil nichts mehr passiert ist.
In der Praxis sind es immer dieselben Anlässe: Frist zur Zahlung, Frist zur Antwort der Versicherung, zugesagte Unterlagen, Rückfrage nach Reparatur. Wer diese vier Anlässe konsequent auf Wiedervorlage legt, arbeitet einen großen Teil der offenen Forderungen ab, ohne ein Mahnwesen aufzubauen.
WAS DAS NICHT IST
Das ist keine Buchhaltung und keine Warenwirtschaft. Es gibt keine Rechnungsstellung, keine offene Postenverwaltung und keine Mahnstufen. Diese Abgrenzung gehört zu den Grenzen, die Kapitel 26 zusammenfasst.
WAS DAS FÜR DEN GESCHÄDIGTEN BEDEUTET
Sein Fall wird zu Ende geführt, auch wenn er selbst nicht nachfragt. Er bekommt eine Rückmeldung, wenn etwas von ihm gebraucht wird, statt in einer Warteschleife zu stehen, von der er nichts weiß.
WAS DAS FÜR DICH ALS SACHVERSTÄNDIGEN BEDEUTET
Der wirtschaftliche Effekt ist unmittelbar. Wenn du im Jahr eine Handvoll Fälle hast, die nicht vollständig bezahlt wurden, weil niemand nachgefasst hat, dann liegt der Wert einer konsequenten Wiedervorlage in derselben Größenordnung wie die Lizenzkosten. Rechne das an deinen eigenen Zahlen nach, nicht an fremden.
