Wenn mehrere an einer Akte arbeiten, muss geregelt sein, wo gesprochen wird und wer mithört. Ohne diese Regelung passiert eines von zwei Dingen: Entweder läuft die Kommunikation doch wieder über Mail und Telefon, dann war die gemeinsame Akte umsonst. Oder es lesen Leute mit, die nicht mitlesen dürfen.
ZWEI KANÄLE MIT VERSCHIEDENEN ZWECKEN
Das Postfach in der Akte ist der dokumentierende Kanal. Dort liegen Nachrichten und Dokumente, die zum Fall gehören und später nachvollziehbar sein sollen: Eingangsbestätigungen, Zusendungen, Sachstandsmitteilungen.
Der Chat ist der schnelle Kanal für die fachliche Abstimmung zwischen den Beteiligten, die am Fall arbeiten. Er ersetzt den Zuruf zwischendurch, der sonst per Telefon erfolgt und nirgends festgehalten wird.
Beides liegt in der Akte und nicht in einem Postfach, das jemand mit in den Urlaub nimmt.
DIE VERTRAULICHKEITSMARKIERUNG
An dieser Stelle liegt eine Funktion, die für Kanzleien nicht optional ist. Dokumente und Nachrichten lassen sich als vertraulich kennzeichnen. Sie sind dann ausschließlich für die Kanzlei und ihren Mandanten sichtbar, nicht für die übrigen Beteiligten der gemeinsamen Akte.
Der Hintergrund ist die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht. Ein Anwalt darf Mandanteninformationen nicht dadurch offenlegen, dass er in einer gemeinsam genutzten Umgebung arbeitet. Ohne diese Markierung wäre die gemeinsame Akte für eine Kanzlei schlicht nicht nutzbar.
Für den Sachverständigen ist dieselbe Funktion aus einem anderen Grund nützlich: Nicht jede interne Notiz zu einem Fall gehört vor die Augen aller Beteiligten.
WAS SICH DARAUS FÜR DIE ZUSAMMENARBEIT ERGIBT
Die Regel im Alltag ist einfach. Alles, was den Fall betrifft und alle angeht, läuft offen in der Akte. Alles, was ein Mandatsverhältnis betrifft, wird markiert. Damit lässt sich die Zusammenarbeit organisieren, ohne bei jeder Nachricht neu nachzudenken.
WAS DAS FÜR DEN GESCHÄDIGTEN BEDEUTET
Seine Kommunikation mit dem Anwalt bleibt zwischen ihm und dem Anwalt, auch wenn die Werkstatt an derselben Akte arbeitet. Und der übrige Schriftverkehr liegt an einer Stelle, statt in einem Mailverlauf, den er nicht mehr findet.
WAS DAS FÜR DICH ALS SACHVERSTÄNDIGEN BEDEUTET
Du hast den Schriftverkehr am Fall und nicht in deinem Posteingang. Wer schon einmal zwei Monate nach Abschluss eine Frage beantworten musste, weiß, was der Unterschied ist. Und wenn du mit Kanzleien zusammenarbeiten willst, ist die Vertraulichkeitsmarkierung das Argument, mit dem du dort überhaupt ins Gespräch kommst.
